Manajemen Mutu Terpadu

Senin, 20 Oktober 2008

MANAJEMEN MUTU TERPADU
(Total Quality Management)

Pada era globalisasi sekarang ini, persaingan yang sangat tajam terjadi baik di pasar domestik maupun di pasar internasional/global. Agar perusahaan dapat berkembang dan paling tidak bisa bertahan hidup, perusahaan tersebut harus mampu menghasilkan produk barang dan jasa dengan mutu yang lebih baik, harganya lebih murah, promosi lebih efektif, penyerahan barang ke konsumen lebih cepat, dan dengan pelayanan yang lebih baik apabila dibandingkan dengan para pesaingnya.

Kondisi demikian mempunyai arti, bahwa perusahaan yang akan memenangkan persaingan dalam segmen pasar yang telah dipilih harus mampu mencapai tingkat mutu, bukan hanya mutu produknya, akan tetapi mutu ditinjau dari segala aspek, seperti mutu bahan mentah dan pemasok harus bagus (bahan baku yang jelek akan menghasilkan produk yang jelek pula), mutu sumber daya manusia (tenaga kerja) yang mampu bekerja secara efisien sehingga harga produk bias lebih murah dari pada harga pesaingnya, promosi yang efektif (bermutu), sehingga mampu memikat para pembeli sehingga pada gilirannya akan meningkatkan jumlah pembeli. Mutu distribusi yang mampu menyerahkan produk sesuai dengan waktu yang dikehendaki oleh pembeli, serta mutu karyawan yang mampu melayani pembeli dengan memuaskan. Inilah yang dimaksud mutu terpadu secara menyeluruh (total quality).

Banyak perusahaan Jepang yang memperoleh sukses global, karena memasarkan produk yang sangat bermutu. Bagi perusahaan/organisasi ingin mengikuti perlombaan bersaing untuk meraih laba/manfaat tidak ada jalan lain kecuali harus menerapkan Total Quality Management. Philip Kolter (1994) mengatakan : “Quality is our best assurance of custemer allegiance, our strongest defence against foreign competition and the only path to sustair growth and earnings”.

Ada hubungan yang erat antara mutu produk (barang dan jasa), kepuasan pelanggan, dan laba perusahaan. Makin tinggi mutu suatu produk, makin tinggi pula kepuasan pelanggan dan pada waktu yang bersamaan akan mendukung harga yang tinggi dan seringkali biaya rendah. Oleh karena itu program perbaikan mutu bertujuan menaikkan laba. Dari penelitian membuktikan ada korelasi yang kuat antara mutu dengan laba yang dapat diraih oleh perusahaan.

Sesuai dengan judul di atas tulisan ini akan membahas tentang Total Quality Management atau Manajemen Mutu Terpadu dan hal-hal yang berkaitan dengannya, yang akan terlihat pada tulisan berikut.

Sejarah Tentang Mutu

Pada mulanya mutu produk ditentukan oleh produsen. Pada perkembangan selanjutnya, mutu produk ditentukan oleh pembeli, dan produsen mengetahuinya bahwa produk itu bermutu bagus yang memang dapat dijual, karena produk tersebut dibutuhkan oleh pembeli dan bukan menjual produk yang dapat diproduksi.

Perkembangan mutu terpadu pada mulanya sebagai suatu system, perkembangan di Amerika Serikat. Buah pikiran mereka pada mulanya kurang diperhatikan oleh masyarakat, khususnya masyarakat bisnis. Namun beberapa dari mereka merupakan pemegang kunci dalam pengenalan dan pengembangan konsep mutu. Sejak 1980 keterlibatan mereka dalam manajemen terpadu telah dihargai di seluruh dunia. Adapun konsep-konsep mereka tentang mutu terpadu secara garis besar dapat dikemukakan berikut ini.

1. F.W. Taylor (1856-1915)

Seorang insiyur mengembangkan satu seri konsep yang merupakan dasar dari pembagian kerja (devision of work).

Analisis dengan pendekatan gerak dan waktu (time and motion study) untuk pekerjaan manual, memperoleh gelar “Bapak Manajemen Ilmiah” (The Farther of Scientific Management). Dalam bukunya tersebut Taylor menjelaskan beberapa elemen tentang teori manajemen, yaitu :

* Setiap orang harus mempunyai tugas yang jelas dan harus diselesaikan dalam satu hari.

* Pekerjaan harus memiliki peralatan yang standar untuk menyelesaikan tugas yang menjadi bagiannya.

* Bonus dan intensif wajar diberikan kepada yang berprestasi maksimal.

* Penalti yang merupakan kerugian bagi pekerjaan yang tidak mencapai sasaran yang telah ditentukan (personal loss).

Taylor memisahkan perencanaan dari perbaikan kerja dan dengan demikian memisahkan pekerjaan dari tanggung jawab untuk memperbaiki kerja.

2. Shewhart (1891-1967)

Adalah seorang ahli statistik yang bekerja pada “Bell Labs” selama periode 1920-1930. Dalam bukunya “The Economic Control of Quality Manufactured Products”, merupakan suatu kontribusi yang menonjol dalam usaha untuk memperbaiki mutu barang hasil pengolahan. Dia mengatakan bahwa variasi terjadi pada setiap segi pengolahan dan variasi dapat dimengerti melalui penggunaan alat statistik yang sederhana. Sampling dan probabilitas digunakan untuk membuat control chart untuk memudahkan para pemeriksa mutu, untuk memilih produk mana yang memenuhi mutu dan tidak. Penemuan Shewhart sangat menarik bagi Deming dan Juran, dimana kedua sarjana ini ahli dalam bidang statistik.

3. Edward Deming

Lahir tahun 1900 dan mendapat Ph. D pada 1972 sangat menyadari bahwa ia telah memberikan pelajaran tentang pengendalian mutu secara statistik kepada para insinyur bukan kepada para manajer yang mempunyai wewenang untuk memutuskan. Katanya : “Quality is not determined on the shop floor but in the executive suite”. Pada 1950, beliau diundang oleh, “The Union to Japanese Scientists and Engineers (JUSE)” untuk memberikan ceramah tentang mutu. Pendekatan Deming dapat disimpulkan sebagai berikut :

* Quality is primarily the result of senior management actions and not the results of actions taken by workers.

* The system of work that determines how work is performed and only managers can create system.

* Only manager can allocate resources, provide training to workers, select the equipment and tools that worekers use, and provide the plant and environment necessary to achieve quality.

* Only senior managers determine the market in which the firm will participate and what product or service will be solved.

Hal ini berarti bahwa tanpa keterlibatan pimpinan secara aktif tidak mungkin tercapai manajemen mutu terpadu.

4. Prof Juran

Mengunjungi Jepang pada tahun 1945. Di Jepang Juran membantu pimpinan Jepang di dalam menstrukturisasi industri sehingga mampu mengekspor produk ke pasar dunia. Ia membantu Jepang untuk mempraktekkan konsep mutu dan alat-alat yang dirancang untuk pabrik ke dalam suatu seri konsep yang menjadi dasar bagi suatu “management process” yang terpadu. Juran mendemonstrasikan tiga proses manajerial untuk mengelola keuangan suatu organisasi yang dikenal dengan trilogy Juran yaitu, Finance Planning, Financial control, financial improvement. Adapun rincian trilogy itu sebagai berikut :

* Quality planning, suatu proses yang mengidentifikasi pelanggan dan proses yang akan menyampaikan produk dan jasa dengan karakteristik yang tepat dan kemudian mentransfer pengetahuan ini ke seluruh kaki tangan perusahaan guna memuaskan pelanggan.

* Quality control, suatu proses dimana produk benar-benar diperiksa dan dievaluasi, dibandingkan dengan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan para pelanggan. Persoalan yang telah diketahui kemudian dipecahkan, misalnya mesin-mesin rusak segera diperbaiki.

* Quality improvement, suatu proses dimana mekanisme yang sudah mapan dipertahankan sehingga mutu dapat dicapai berkelanjutan. Hal ini meliputi alokasi sumber-sumber, menugaskan orang-orang untuk menyelesaikan proyek mutu, melatih para karyawan yang terlibat dalam proyek mutu dan pada umumnya menetapkan suatu struktur permanen untuk mengejar mutu dan mempertahankan apa yang telah dicapai sebelumnya.

Uraian tokoh-tokoh mutu di atas sekedar menggambarkan secara singkat saja. Masih banyak para sarjana di bidang mutu yang tidak sempat ditulis pada kesempatan ini. Yang jelas para sarjana tersebut sependapat bahwa konsep : “pentingnya perbaikan mutu secara terus menerus bagi setiap produk walaupun tehnik yang diajarkan berbeda-beda”. Kini sampailah pada pengertian mutu yang diambil dari America Society for Quality Control yang mengatakan : Quality is the totality of features and characteristics of a product or service that bear on its ability to satisty stated of implied needs (Kotler : 1994).

Definisi di atas berkonotasi kepada pelanggan. Produk bermutu kalau dapat memuaskan para pelanggan yang mengkonsumsi produk tersebut.
Manajemen mutu terpadu

Kita sependapat bahwa mutu tidak ditentukan oleh pekerjaan di bengkel atau oleh tehnis pemberi jasa yang bekerja melayani pelanggan akan tetapi ditentukan oleh para manajer senior suatu organisasi yang berkat posisi yang dimilikinya bertanggung jawab kepada pelanggan, karyawan, pemasok dan pemegang saham untuk keberhasilan suatu usaha. Manajer senior ini mengalokasikan implementasi proses manajemen yang memungkinkan perusahaan memenuhi visi dan misi mereka. Dengan mengkombinasikan prinsip-prinsip tentang mutu oleh para ahli dengan pengalaman praktek telah dicapai pengembangan suatu model sederhana akan tetapi sangat efektif untuk mengimplementasikan manajemen mutu terpadu. Model tersebut terdiri dari komponen-komponen berikut :

Tujuan
Perbaikan terus menerus, artinya mutu selalu diperbaiki dan disesuaikan dengan perubahan yang menyangkut kebutuhan dan keinginan para pelanggan.

Prinsip:
Fokus pada pelanggan, perbaikan proses dan keterlibatan total.

Elemen:
Kepemimpinan, pendidikan dan pelatihan, struktur pendukung, komunikasi, ganjaran dan pengakuan serta pengukuran.

Model di atas dibentuk berdasarkan tiga prinsip mutu terpadu yaitu :

* Fokus kepada pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal.

* Fokus pada perbaikan proses kerja untuk memproduksi secara konsisten produk yang dapat diterima.

* Fokus yang memanfaatkan bakat para karyawan.

Tiga prinsip mutu

Tiga prinsip mutu yang di atas yaitu :

1. Fokus pada pelanggan

Mutu berdasarkan pada konsep bahwa setiap orang mempunyai pelanggan dan bahwa kebutuhan dan harapan pelanggan harus dipenuhi setiap saat kalau organisasi/perusahaan secara keseluruhan bermaksud memenuhi kebutuhan pelanggan eksternal (pembeli).

2. Perbaikan proses

Konsep perbaikan terus menerus dibentuk berdasarkan pada premisi suatu seri (urutan) langkah-langkah kegiatan yang berkaitan dengan menghasilkan output seperti produk berupa barang dan jasa. Perhatian secara terus menerus bagi setiap langkah dalam proses kerja sangat penting untuk mengurangi keragaman dari output dan memperbaiki keandalan. Tujuan pertama perbaikan secara terus menerus ialah proses yang handal, dalam arti bahwa dapat diproduksi yang diinginkan setiap saat tanpa variasi yang diminimumkan. Apabila keragaman telah dibuat minimum dan hasilnya belum dapat diterima maka tujuan kedua dari perbaikan proses ialah merancang kembali proses tersebut untuk memproduksi output yang lebih dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, agar pelanggan puas.

3. Keterlibatan total

Pendekatan ini dimulai dengan kepemimpinan manajemen senior yang aktif dan mencakup usaha yang memanfaatkan bakat semua karyawan dalam suatu organisasi untuk mencapai suatu keunggulan kompetitif (competitive advantage) di pasar yang dimasuki. Karyawan pada semua tingkatan diberi wewenang/kuasa untuk memperbaiki output melalui kerjasama dalam struktur kerja baru yang luwes (fleksibel) untuk memecahkan persoalan, memperbaiki proses dan memuaskan pelanggan. Pemasok juga dilibatkan dan dari waktu ke waktu menjadi mitra melalui kerjasama dengan para karyawan yang telah diberi wewenang/kuasa yang dapat menguntungkan organisasi/perusahaan. Pada waktu yang sama keterlibatan pimpinan bekerjasama dengan karyawan yang telah diberi kuasa tersebut.

Elemen pendukung dalam TQM

Elemen-elemen pendukung dimaksud adalah :

1. Kepemimpinan

Manajer senior harus mengarahkan upaya pencapaian tujuan dengan memberikan, menggunakan alat dan bahan yang komunikatif, menggunakan data dan menggali siapa-siapa yang berhasil menerapkan konsep manajemen mutu terpadu. Ketika memutuskan untuk menggunakan MMT/TQM sebagai kunci proses manajemen, peranan manajer senior sebagai penasihat, guru dan pimpinan tidak bisa diremehkan.

Pimpinan Senior suatu organisasi harus sepenuhnya menghayati implikasi manajemen di dalam suatu ekonomi internasional di mana manajer yang paling berhasil, paling mampu dan paling hebat pendidikannya di dunia, harus diperebutkan melalui persaingan yang ketat. Kenyataan hidup yang berat ini akan menyadarkan manajer senior mengakui bahwa mereka harus mengembangkan secara partisipatif, baik misi dan visi mereka maupun proses manajemen, yang dapat mereka pergunakan untuk mencapai keduanya.

Pimpinan bisnis harus mengerti bahwa MMT adalah suatu proses yang terdiri dari tiga prinsip dan elemen-elemen pendukung yang harus mereka kelola agar mencapai perbaikan mutu yang berkesinambungan sebagai kunci keunggulan bersaing.

2. Pendidikan dan Pelatihan

Mutu didasarkan pada ketrampilan setiap karyawan yang pengertiannya tentang apa yang dibutuhkan oleh pelanggan ini mencakup mendidik dan melatih semua karyawan, memberikan baik informasi yang mereka butuhkan untuk menjamin perbaikan mutu dan memecahkan persoalan. Pelatihan inti ini memastikan bahwa suatu bahasa dan suatu set alat yang sama akan diperbaiki di seluruh perusahaan. Pelatihan tambahan pada bench marking, statistik dan teknik lainnya juga dipergunakan dalam rangka mencapai kepuasan pelanggan yang paripurna.

3. Struktur Pendukung

Manajer senior mungkin memerlukan dukungan untuk melakukan perubahan yang dianggap perlu melaksanakan strategi pencapaian mutu. Dukungan semacam ini mungkin diperoleh dari luar melalui konsultan, akan tetapi lebih baik kalau diperoleh dari dalam organisasi itu sendiri. Suatu staf pendukung yang kecil dapat membantu tim manajemen senior untuk mengartikan konsep mengenai mutu, membantu melalui “network” dengan manajer mutu di bagian lain dalam organisasi dan membantu sebagai narasumber mengenai topik-topik yang berhubungan dengan mutu bagi tim manajer senior.

4. Komunikasi

Komunikasi dalam suatu lingkungan mutu mungkin perlu ditempuh dengan cara berbeda-beda agar dapat berkomunimasi kepada seluruh karyawan mengenai suatu komitmen yang sungguh-sungguh untuk melakukan perubahan dalam usaha peningkatan mutu. Secara ideal manajer harus bertemu pribadi dengan para karyawan untuk menyampaikan informasi, memberikan pengarahan, dan menjawab pertanyaan dari setiap karyawan.

5. Ganjaran dan Pengakuan

Tim individu yang berhasil menerapkan proses mutu harus diakui dan mungkin diberi ganjaran, sehingga karyawan lainnya sebagai anggota organisasi akan mengetahui apa yang diharapkan. Gagal mengenali seseorang mencapai sukses dengan menggunakan proses menejemen mutu terpadu akan memberikan kesan bahwa ini bukan arah menuju pekerjaan yang sukses, dan menungkinkan promosi atau sukses individu secara menyeluruh. Jadi pada dasarnya karyawan yang berhasil mencapai mutu tertentu harus diakui dan diberi ganjaran agar dapat menjadi panutan/contoh bagi karyawan lainnya.

6. Pengukuran

Penggunaan data hasil pengukuran menjadi sangat penting di dalam menetapkan proses manajemen mutu. Jelaskan, pendapat harus diganti dengan data dan setiap orang harus diberitahu bahwa yang penting bukan yang dipikirkan akan tetapi yang diketahuinya berdasarkan data. Di dalam menentukan penggunaan data, kepuasan pelanggan eksternal harus diukur untuk menentukan seberapa jauh pengetahuan pelanggan bahwa kebutuhan mereka benar-benar dipenuhi.

Pengumpulan data pelanggan memberikan suatu tujuan dan penilaian kinerja yang realistis serta sangat berguna di dalam memotivasi setiap orang/karyawan untuk mengetahui persoalan yang sebenarnya.

Di samping keenam elemen pendukung di atas, maka ada unsure yang tidak bisa diabaikan yaitu gaya kepemimpinan dalam organisasi/perusahaan bersangkutan. Suatu cara/gaya bagaimana seorang manajer sebagai seorang pimpinan melakukan sesuatu sangat berpengaruh pada pelaksanaan tugas yang dilakukan oleh bawahan/karyawan. Terdapat 13 hal yang perlu dimiliki oleh seorang pimpinan dalam manajemen mutu terpadu yaitu :

* Pimpinan mendasarkan keputusan pada data, bukan hanya pendapat saja.

* Pimpinan merupakan pelatih, dan fasilitator bagi setiap individu/bawahan.

* Pimpinan harus secara aktif terlibat dalam pemecahan masalah yang dihadapi oleh bawahan.

* Pimpinan harus bisa membangun komitmen, yang menjamin bahwa setiap orang memahami misi, visi, nilai dan target perusahaan yang jelas.

* Pimpinan dapat membangun dan memelihara kepercayaan

* Pimpinan harus paham betul untuk mengucapkan terima kasih kepada bawahan yang berhasil/berjasa

* Aktif mengadakan kaderisasi melalui pendidikan dan pelatihan yang terprogram

* Berorientasi selalu pada pelanggan internal/eksternal

* Pendai menilai situasi dan kemampuan orang lain secara tepat

* Dapat menciptakan suasana kerja yang sangat menyenangkan

* Mau mendengar dan menyadari kesalahan

* Selalu berusaha memperbaiki system dan banyak berimprovisasi

* Bersedia belajar kapan saja dan di mana saja

* Bagaimana Penerapannya di Indonesia?

Berdasarkan data yang ada telah dibuktikan penerapan manajemen mutu terpadu telah berhasil dengan baik di Jepang kalau dilaksanakan secara konsekuen, sehingga membuktikan produk Jepang telah menbanjiri pasar, terutama di Amerika Serikat untuk produk mobil dan elektronik, walaupun cikal bakal manajemen mutu berasal dari negara Paman Sam tersebut. Sukses ekonomi luar biasa ini rupakan menyadarkan Amerika Serikat untuk menerapkan manajemen mutu terpadu. Hal ini kemudian diikuti oleh negara-negara di Eropa dan Timur Tengah dalam tingkat perintisan.

Mungkinkah TQM dapat diterapkan di Indonesia? Jawabnya mungkin saja kalau dipenuhi syarat-syarat berikut :

* Setiap perusahaan/organisasi harus secara terus meneurus melakukan perbaikan mutu produk dan pelayanan, sehingga dapat memuaskan para pelanggan.

* Memberikan kepuasan kepada pemilik, pemasok, karyawan dan para pemegang saham.

* Memiliki wawasan jauh kedepan dalam mencari laba dan memberikan kepuasan.

* Fokus utama ditujukan pada proses, baru menyusul hasil.

* Menciptakan kondisi di mana para karyawan aktif berpartisipasi dalam menciptakan keunggulan mutu.

· Ciptakan kepemimpinan yang berorientasi pada bawahan dan aktif memotivasi karyawan bukan dengan cara otoriter, sehingga di peroleh suasan kondusif bagi lahirnya ide-ide baru.

· Rela memberikan ganjaran, pengakuan bagi yang sukses dan mudah memberikan maaf bagi yang belum berhasil/berbuat salah.

· Setiap keputusan harus berdasarkan pada data, baru berdasarkan pengalaman/ pendapat.

· Setiap langkah kegiatan harus selalu terukur jelas, sehingga pengawasan lebih mudah.

· Program pendidikan dan pelatihan hendaknya menjadi urutan utama dalam upaya peningkatan mutu.

Selengkapnya....

Rekrutment Dan Seleksi

Rekrutment

Pengertian
Rekrutmen merupakan upaya pencarian dan perolehan sejumlah kandidat karyawan yang qualified sehingga memungkinkan perusahaan dapat menseleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan. Secara ringkas, proses rekrutmen adalah serangkaian kegiatan yang digunakan untuk mendapatkan sejumlah pelamar yang secara potensial qualified. Produk dari proses rekrutmen adalah sejumlah kandidat karyawan/pemegang jabatan yang akan diproses berikutnya dalam tahapan seleksi. Oleh karena itu, rekrutmen merupakan proses awal dari apakah suatu organisasi mendapatkan orang yang tepat atau sebaliknya.

Tujuan Aktivitas Rekrutmen
Aktivitas rekrutmen menyisikan pelamar yang tidak tepat dan memfokuskan upanya pada calon yang akan dipanggil kembali. Program rekrutmen yang baik perlu melayani banyak tujuan yang kadakala bertentangan. Tujuan utama rekrutmen adalah menemukan pelamar-pelamar berkualitas yang akan tetap bersama perusahaan dengan biaya yang sedikit. Tujuan pasca pengangkatan perlu dipikirakan – proses rekrutmen harus menghasilkan karyawan yang merupakan pelaksana yang baik dan tetap bersama perusahaan sampai jangka waktu yang wajar. Tujuan lainnya adalah bahwa upaya rekrutmen hendaknya mempunyai efek leburan. Yakni citara umum organisasi harus menanjak dan bahkan pelamar yang gagal haruslah mempunyai kesan positif terhadap perusahaan dan produk-produknya.

Filosofi Rekrutmen
Salah satu isu kunci dalam fisolofis rekrutmen adalah apakah akan mempromosikan sebagian besar dari dalam perusahaan, ataukah akan mengangkat dari luar guna mengisi kekodaongan disemua jenjang perusahaan.
Aspek kedua dari filosofi rekrutmen adalah prihal penekanannya pada sekadar mengisi lowongan sajakah, atau pengangkatan untuk tujuan jangka panjang. Apaka organisasi mencari orang dengan keahlian yang memadai untuk lowongan saat ini, atau apakah organisasi berupaya memikat tipe calon berbakat yang dapat menghidupi manajemen dimasa yang akan datang.
Aspek ketiga dari filosofi berkenaan dengan kedalaman komitmen untuk mencari dan mengangkat beberapa karyawan.
Aspek keempat dari fisolofi rekrutmen adalah apakah pelamar dianggap sebagai komonditas yang hendak dibeli atau sebagai pelanggan yang hendak dirayu. Organisasi yang menganut ancangan pemasaran terhadap rekrutment akan mencurahkan banyak waktu dan dana guna menentukan apa yang dikehendaki oleh pelangganya dan menyesuaikan pratik dan pesan rekrutmen dengan berbagai segmen pasar.
Aspek kelima dari filosofi rekrutmen menyangkut persoalan etis. Persoalan etis disini adalah perihal kejujuran dan keadilan proses rekrutmen.

Kendala Rekrutmen
Kendala yang lazim dijumpai dalam rekrutmen meliputi :

Karateristik Organisasi
Karakteristik organisasi mempengaruhi desain dan implementasi system rekrutmen. Sebagai contoh organisasi yang emenkankan pengambilan keputusan secara terdesentralisasi lebih siap menerima keputusan manajer seputar aktivitas rekrutmen dan pemilihan kelompok pelamar.

Citra Organisasi
Pelamar biasanya tidak berminat dalam mencari lapangan kerja di dalam organisasi tertentu. Citra organisasi hendaknya dipertimbangkan pula sebagai kendaa potensial. Sekiranya citra organisasi dianggap rendah, kemungkinan untuk memikat pelamar akan berkurang. Citra organisasi yang positif dan negative, buruk ataupun baik, akan menmpengaruhi perspsi elamar kerja.

Kebijakan Organisasi
Informasi mengenai analisis pekerjaan dan perencanaan kepegawaian mengarahkan perekrut dalam mengambil keputusan mengenai sumber dan saluran rekrutmen yang tepat serta mengevaluasi proses rekrutmen. Kebijakan adalah ketentuan umum yang memberikan kerangka acuan bagi pengambil keputusan. Kebijakan organisasial digunakan untuk mencapai keseragaman, keekonomisan dan kaedah humas dan tujuan lainnya yang tidak berkaitan dengan pengrekrutan.

Kebijakan Promosi Dari Dalam
Kebijakan promosi dari dalam dimaksudkan untuk menawarkan kesempatan pertama atas lowongan kerja kapada karyawan saat ini. Kebijakan ini dapat menghambat perekrut dalam beberapa cara. Kebijakan promosi dari dalam mungkin mengharuskan perekrutan untuk mencari didalam perusahaan sebelum merekrut kesumber lainnya.

Kebijakan Kompensasi

Hambatan yang lazim dihadapi oleh perekrut adalah kebijakan kompensasi. Organisasi bersama dengan departemen sumber daya manusia biasanya menetapkan kisaran gaji untuk pekerjaan yang berbeda guna memastikan gaji dan upah yang adil.

Kebijakan Status Kepegawaian
Beberapa perusahaan menganut kebijakan pengangkatan karyawan paruh waktu dan karyawan sementara. Pemabatasan atasa karyawan paruh waktu dan temporer akan mengurangi kumpulan pelamar potensial, terutama karena segemen tenaga kerja jenis ini bertumbuh pesat.

Kebijakan Pengangkatan Internasional
Kebijakan bisa saja menghendaki lowongan kerja asing harus diisi oleh karyawan local. Sungguhpun demikian, pengunaan tenaga kerja lokal akan mengurangi biaya relokasi bagi tenaga kerja asing, mengurangi kemungkinan nasionalisasi perusahaan, dan seandainya manajemen puncak dipegang staf lokal akan meredam tudingan eksploitasi ekonomi.

Rencana Startejik Dan Rencana Sumber Daya Manusia

Rencana strategic menunjukan arah perusahaan dan menetapkan jenis tugas dan pekerjaan yang perlu dilaksanakan. Renca sumber daya manusia menguraikan pekerjaan mana yang harus diisi dengan merekrut secara eksternal, dan yang mana yang akan disis secara internal.

Kebiasaan Perekrutan

Kesuksesan perekrutan dimasa lalu dapat berubah menjdai kebiasaan. Memang kebiasaan dapat menghilangkan keputusan yang memakan waktu yang membuahkan jawaban yang sama.

Kondisi Eksternal

Kondisi pasar tenaga kerja merupakan factor utama dalam lingkungan eksternal yang mempengaruhi penarikan. Pasar tenaga kerja mempengaruhi rekrutmen melalui cara apabia terjadi surplus tenaga kerja tatkala berlangsung rekrutmen, bahkan usaha informal perekrutan akan menarik lebih dari cukup pelamar. 

Daya Tarik Pekerjaan

Seandainya posisi yang akan disis bukanlah pekerjaan yang menarik, perekrutan sejumlah pelamar yang berbobot akan menjadi tugas yang akan sulit. Banyak perusahaan yang mengeluhtentang sulitnya menemukan indiidu yang memenuhi syarat untuk mengisi posisi kesekretariatan. Namun karena semakin luasnya lapangan pekerjaan untuk kaum wanita pekerjaan ini lambat laun menjadi kurang diminati.

Persyaratan Pekerjaan

Perusahaan menawarkan sbuah pekerjaan dengan imbalan dan prasyarat tertentu, dan memiliki ekspektas tertentu pula mengenai tipe-tipe orang-orang yang sedang dicari. Kecocokan terjadi manakala ada kaitan yang memadai dari dua pengharapan ini (perusahaan dan pelamar).


Menentukan Kualifikasi Pelamar
Tujuan upaya rekrutmen bukan sekedar menghasilkan sejumlah orang tertentu. Lebih dari itu tujuan rekrutmen hendaklah selalu untuk mengika pelamar-pelamar yang kompeten bagi organisasi. Ada dua deminsi yang penting dalam hal ini yaitu kemampuan dan motivitas. Kemampuan mengacu pada kecocokan antara prasyaratan pekerjaan dengan pengetahuan, keahlian dan keampuan sipelamar. Motivasi merujuk kepada kecocokan kepada kkarakteristik pekerjaan dengan keperibadian, minat, dan keinginan pelamar. Motivasi pada akhirnya merupakan keputusan internal.

Bujukan organsasi dalam rekrutmen
Bujukan organisasi adalah semua keistimewaan dan keunggulan positif yang ditawarkan oleh organisasi untuk memikat para pelamar kerja. Tiga bujukan organisasional yang lazim ditawarkan adala system kompensasi organisaional, peluang karir dan reputasi organisasional.

Peran Manajerial
Tanggung jawab atas keseluruhan proses rekrutmen normalnya dibebankan kepundak manajer department sumber daya manusia. Mereka bertanggung jawab atas perancangan dan penerapan program rekrutmen yang akan memenuhi kebutuhan sumber daya manusia perusahaan seraya tetap mematuhi segala ketentuan hokum. Tanggung jawab ini meliputi pencarian sumber pelamar, pembuatan dan pemasangan lowongan kerja, komunikasi ke kampus, agen penempatan tenaga kerja dan penyusunan prosedur guna menjamin kesempatan kerja yang sama.

Proses Rekrutmen
Ada beberapa tahapan dalam proses rekrutmen. Pada umumnya tahapan ini sering digunakan perusahaan untuk merekrut karyawan. Tahapan tersebut dapat dilihat berikut ini:
1. Perencanaan Rekrutmen
Proses perencanaan rekrutmen bermula dari spesifikasi yang jelas dari kebutuhan sumber daya manusia (jumlah, bauran keahlian, tingkat) dan tenggat waktu pemenuhan kebutuhan tersebut. Langkah selanjutnya adalah memproyeksikan daftar untuk mencapai tujuan akhir ini berdasarkan prediksi kekosongan jabatan. Dimana tempat akan merekrut perlu juga dipertimbagkan dalam merekrut. Organisasi perlu merekrut didalam wilayah dimana mereka akan mempunyai kemungkinan besar akan berhasil. Meskipun pasar tenaga kerja lokal merupakan tempat terbaik untuk memulai upaya perekrutan.
2. Strategi Rekrutmen
Dalam perekrutan karyawan perlu menggunakan strategi, ini digunakan untuk mencari calon karyawan yang efektif dan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan. Ada beberapa strategi untuk proses perekrutan yaitu
• Dimana tempat merekrut karyawan, organisasi perlu merekrut didalam wilayah dimana mereka akan mempunyai kemungkinan terbesar untuk berhasil. Meskipun pasar tenaga kerja lokal merupakan tempat terbaik untuk memulai upaya perekrutan, perekrutan regiona atau nasionl dapat saja diperlukan bagi posisi tertentu.
• Dimana posisi masuk pertama kali yang seharunya didalam organisasi. Sebagian organisasi biasanya mempunyai dua posisi permulaan. Posisi yang pertama adalah pada lapisan bawah dari organisasi. Posisi yang kedua pada aras manajemen yang lebih rendah misalnya pada bagian penyelia tingkat satu atau dua.
• Pencarian pelamar. Manakala rencana dan strategi sudah disusun, aktivitas rekrutmen selanjutnya boleh berjalan. Pencarian karyawan dapat melibatkan metode rekrutmen tradisional misanya iklan surat kabar dan poster lowongan pekerjaan.
• Memikat karyawan. Komponen utama dari startegi rekrutmen organisasi adalah rencana pemikat pelamar kerja. Organisasi kadang menemui kesulitan dalam memikat orang yang diinginkan, khusunya pada karyawan ahli, dipasar tenaga kerja sangat kompetitif. Untuk memperkuat upaya rekrutmennya, organisasi perlu menentukan daya tarik (bujukan) apa yang harus ditawarkan.
3. Sumber Rekrutmen
Ada dua sumber utama rekrutmen yang dapat digunakan: sumber eksternal dan sumber internal. Sumber internal berkenaan dengan karyawan-karyawan yang ada saat ini didalam organisasi, sumber eksternal adalah individu yang saat ini tidak dikaryakan oleh organisasi perusahaan dapat merekrut karyawan dengan menggunakan kedua sumber ini.
4. Penyaringan
Dalam proses penyaringan atau bisa disebut proses seleksi biasanya dilakukan proses menyisikan yang tidak sesuai maksudnya pelamar yang tidak sesuai dengan keinginan perusahaan disisihkan sementara yang memenuhi syarat dan keinginan perusahaan maka perusahaan akan mempertahankannya.

5. Kumpulan Pelamar
Pelamar-pelamar yang lolos akan diuji lagi oleh perusahaan untuk menjalankan tes berikutnya.

Saluran rekrutmen
Terlepas dari metode apa yang digunakan masukan dari penyelia sangatlah penting dalam proses rekrutmen. Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab atas pemasokan sekumpulan pelamar yang memenuhi syarat. Sedangkan penyelia bertanggung jawab atas penentuan calon yang dipilih dari kupulan ini. Agar efektif tentunya perekrutan harus mengetahu pekerjaan apa saja yang harus diisi dan dimana sumber daya manusia yang potensial dapat dicari. Saluran-saluran yang lazim digunakan antara lain:
• Job Posting (maklumat pekerjaan)
• Persediaan keahlian
• Rekomondasi karyawan
• Walks-in
• Writes-in
• Perguruan tinggi
• Lembaga pendidikan
• Iklan
• Agen penempatan tenaga kerja
• Konsultasi manajemen dan executive search firms

Alternative Untuk Rekrutmen
Ada beberapa alternative untuk rekrutmen hal ini dilakukan perusahaan karena dalam proses merekrut karyawan memerlukan biaya yang tinggi dan memerlukan waktu yang lama untuk itu alternative yang baik untuk rekrutmen meliputi kerja lembur, pengontrakan pekerja, karyawan temporer dan penyewaan karyawan.

Seleksi

Pengertian
Seleksi adalah proses pemilihan dari sekelompok pelamar, orang atau orang-orang yang paling memenuhi criteria seleksi untuk posisi yang tersedia berdasarkan kondisi yang ada pada saat ini yang dilakukan perusahaan. Seleksi merupakan hal yang sangat penting karena berbagai keahlian yang dibutuhkan oleh organisasi untuk mencapai tujuannya melalui proses seleksi. Seleksi merupakan motivasi. Sekiranya orang tepat telah diseleksi, maka proses motivasi dengan sendirinya akan berjalan baik disebabkan orang itu sudah memiliki sikap dan perilaku yang baik, dan menunaikan tugas-tugasnya dengan system yang tertata.

Tujuan Proses Seleksi
Tujuan proses seleksi adalah untuk mencocokan orang dengan pekerjaannya secara benar jikalau individu atau karena beberapa sebab tidak sesuai dengan pekerjaan maupun organisasi, dia kemungkinan akan angkat kaki dari perusahaan. Walaupun beberapa putaran karyawan barang kali positif bagi perusahaan.

Sasaran seleksi
Sasaran seleksi yang pertama yaitu efisiensi. Seleksi menentuka siapa yang akan bergabung dengan organisasi. Orang-orang yang baru diangkat acapkali menghabiskan bertahun-tahun bersama perusahaan/ organisasi dan apakah mereka menjadi sumber daya organisasi akan tergantung pada kinerja, fleksibelitas seiring perjalanan waktu, inovasi dan calon untuk penugasan kerja lebih lanjut selama masa karir mereka.
Yang kedua yaitu Ekuitas. Aktivitas seleksi merupakan sinyal yang paling jelas dan paling penting tentang komitmen organisasi terhadap keadilan dan kepatuhan hukum.

Kriteria Seleksi
Manajer perlu memutuskan criteria seleksi untuk mengevaluasi pelamar-pelamar untuk posisi yang lowong. Criteria seleksi adalah karateristik yang berasal dari deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Criteria seleksi biasanya dapat dirangkum dalam beberapa kategori ; pendidikan, pengalama kerja, kondisi fisik dan karakteristik keperibadian. Pada dasarnya criteria seleksi haruslah mendaftarkan karateristik karyawan yang akan berprestasi cemerlang diposisi yang bakal didudukinya.
Sebelum organisasi memutuskan karateristik yang bakal dicobakan dalam seleksi, organisasi seyogyanya memiliki criteria teknik seleksi yang telah ditentukan. Dalam proses seleksi karyawan perlu mempertimbankan validitas, keandalan, biaya dan kemudahan pelaksanaan hal ini menunjang jalannya proses seleksi dan dapat mendapatkan proses seleksi yang efektif

Prinsip Proses Seleksi
Proses pengambilan keputusan pengangkatan yang berjalan dengan baik sangat tergantung pada dua prinsip dasar proses seleksi. Prinsip pertama yaitu perilaku dimasa lalu merupaka predictor terbaik atas perilaku dimasa yang akan datang. Pengetahuan tentang apa yang telah dikerjakan oleh seseorang dimasa silam merupakan idikator terbaik dari apa kemungkinan dilakukanya pada masa yang akan datang. Prinsip kedua adalah organisasi harus menghimpun data yang handal dan sahih sebanyak mungkin, sepanjang masih layak secara ekonomis dan setelah itu memanfaatkannya data tadi untuk menyeleksi pelamar kerja.

Elemen dasar Proses Seleksi
Proses seleksi berjalan seturut dengan tujuan organisasi, desain pekerjaan, dan penilaian kinerja karyawan serta aktivitas rekrutmen dan seleksi. Eleman yang paling mendasar dalam aktivitas seleksi adalah penentuan tujuan organisasi yang harus tercakup dalam kebijakan pengangkatan umum organisasi. Elemen kedua adalahmerancang pekerjaan dengan menentukan kewajiban dan tanggung jawab yang akan dituntut setiap pekerjaan. Elemen ketiga yaitu mencakup pengukuran kesuksesan pekerjaan. Elemen keempat adalah spesifikasi pekerjaan berasal dari analisis pekerjaan yang menuntut karakter. Elemen terakhir yaitu penyusunan kebijakan harus menentukan paduan wawancara, tes, atau teknik seleksi lainya yang akan digunakan dalam proses seleksi.

Faktor yang mempegaruhi proses seleksi
Pertimbangan pertama, konsekuensi yang salah haruslah diperhitungkan, hal ini dipengaruhi oleh panjangnya periode pelatihan, dana yang diinvestasikan kepada karyawan baru. Pertimbangan kedua, kebijakan perusahaan dan sikap manajemen puncak. Kebijakan yang di keluarkan oleh manajemen puncak dapat menghambat proses seleksi. Pertimbangan ketiga menyangkut waktu yang tersedia untuk mengambil keputusan seleksi. Pertimbangan keempat pendekatan seleksi yang berbeda umunya digunakan untuk mengisi posisi-posisi di jenjang yang berbeda didalam organisasi. Pertimbangan terakhir adalah sector ekonomi dimana individu akan dikaryakan swasta, pemerintahan dan organisasi nirlaba dapat mempengaruhi proses seleksi.

Proses Seleksi
Banyak tahapan dalam proses seleksi dan urutannya bervariasi tidak hanya pada organisasi, tetapi juga pada tipe dan tingkatan pekerjaan yang akan diisi, biaya pelaksanaanfungsi tertentu disetiap tahap, dan efektivitas setiap tahap dalam menyaring kandidat yang tidak memenuhi syarat. Tahap-tahap dalam proses seleksi yang biasanya dipergunakan terdiri atas. :
• Wawancara saringan pendahuluan
• Pengisian formulir lamaran
• Wawancara kerja
• Tes seleksi
• Pemerikasaan referensi dan latar belakang
• Pemerikasaan fisik
• Wawancara dengan penyelia
• Keputusan pengangkatan


Kesimpulan

•Rekrutmen dan seleksi adalah suatu tahapan yang dilaksanakan perusahaan untuk mendapatkan sumber daya manusia yang berkualitas
•Rekrutmen di lakukan untuk mendapatkan kandidat pelamar, kemudian diadakan seleksi yakni proses untuk menentukan kandidat yang mana yang paling layak untuk mengisi jabatan tertentu yang tersedia di perusahaan
•Proses pelaksanaan rekrutmen dan seleksi biasanya terdiri dari beberapa langkah atau tahapan.
Saran
Untuk mendapatkan sumber daya manusia yang berkualitas, perusahaan harus betul-betul mempersiapkan proses rekrutmen dan seleksi secara maksimal hal ini dilakukan agar perusahaan dapat merekrut dalam mendapatkan kandidat sesuai dengan yang diinginkan perusahaan/ organisasi.



DAFTAR PUSTAKA

Simamora, Henry. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia edisi ke III. Yogyakarta:STIE YKPN

Selengkapnya....